Digitalen Minimalismus auch im Büro umzusetzen, ist schwierig. Wenn wir nicht gerade selbst Geschäftsführer*in oder Abteilungsleiter*in sind, machen wir nicht die Regeln und können sie nur von der Seitenlinie beeinflussen. Doch das ist kein Grund, es gar nicht erst zu versuchen.
Was ist Digitaler Minimalismus?
In seinem Buch Digital Minimalism beschreibt Cal Newport digitalen Minimalismus so:
Digital minimalism is a philosophy that helps you question what digital communication tools (and behaviors surrounding these tools) add the most value to your life. It is motivated by the belief that intentionally and aggressively clearing away low-value digital noise, and optimizing your use of the tools that really matter, can significantly improve your life.
Es geht also darum, die Nutzung von Technologie kritisch zu hinterfragen, um herauszufinden, was uns wirklich Mehrwert liefert. Besonders das kommunikative Dauerrauschen, dass in modernen Büros durch E-Mail und Kurznachrichtendienste wie Slack oder Microsoft Teams ausgelöst wird, führt zu Stress und setzt uns zunehmend unter psychischen Druck.
Im Durchschnitt erhalten und versenden wir am Tag 122 Arbeitsemails. Dazu kommen unzählige Kurznachrichten und Benachrichtigungen von Tools, die uns das Arbeiten eigentlich erleichtern sollen. Laut einer McKinsey-Studie geht mehr als 28 Prozent unserer Arbeitszeit dafür drauf, E-Mails zu lesen und sie zu beantworten. Kein Wunder, dass wir uns gestresst fühlen und am Ende des Tages unzufrieden sind, weil wir das Gefühl haben, nichts produktives geschafft zu haben.
10 Tipps für digitalen Minimalismus im Büro
Natürlich können wir im Büro nur bedingt beeinflussen, welche Tools wir benutzen wollen oder wie wir kommunizieren. Das macht die Einführung von digitalem Minimalismus schwieriger, setzt aber gleichzeitig auch einen Rahmen, in dem wir uns bewegen können. Und oftmals können wir doch mehr selbst beeinflussen als wir denken.
Deswegen solltest du dir zuerst folgende Fragen stellen:
Was stört mich im Büro?
Welche Dinge stressen mich?
Was kann ich davon selbst beeinflussen und was liegt außerhalb meines Entscheidungsrahmens?
Wenn wir uns diese Probleme genauer anschauen, merken wir schnell, dass wir viel mehr beeinflussen können, als wir denken. So kannst du vielleicht nicht beeinflussen, welche Tools (also z.B. Slack oder Asana) zum Einsatz kommen, aber durchaus wie kommuniziert wird.
1. Kommuniziere bedacht
Das Kommunizieren über E-Mail, Slack oder Microsoft Teams ist super einfach; das sorgt dafür, dass wir faul werden. Wir hauen in Sekundenschnelle Nachrichten raus ohne uns vorher in den Empfänger hineinzuversetzen. Dadurch entstehen Missverständnis, die in einem Hin-und-Her enden.
Versuche stattdessen deine Nachrichten sorgfältig und mit Bedacht zu formulieren. Frage dich selbst: Gebe ich dem Empfänger alle Informationen, die er braucht, um weiterzuarbeiten? Kann ich etwas tun, um Missverständnisse oder Nachfragen zu vermeiden?
2. Halte deine E-Mail Verteiler sauber
Ich weiß nicht warum, aber es gibt Büros, wo die Produktivität anhand der Anzahl der gesendeten E-Mails gemessen wird. Daher neigen wir dazu, unnötig viele Menschen in CC zu setzen oder ganze Verteiler anzusprechen, obwohl die Information eigentlich nur für wenige Menschen nützlich ist.
Sei nicht so eine Person. Überlege dir vor dem Absenden, wer welche Information braucht und versuche die Anzahl der Empfänger gering zu halten. Nur wenige Projekte oder Aufgaben müssen live von Unbeteiligten verfolgt werden.
3. Setze dir Blocker für konzentriertes Arbeiten
Den Frisörtermin oder das wöchentlich Statusupdate zu terminieren ist ganz normal. Nur Zeit für uns selbst planen wir nicht mit der gleichen Eifer ein. Setze dir bewusste Blocker in den Kalender, um konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten ohne durch Unterbrechungen gestört zu werden. Du kannst den Termin in deinem digitalen Kalender blocken, sodass andere merken, dass du beschäftigt bist. Bei Slack kannst du durch deinen Status mitteilen, dass du gerade konzentriert arbeitest und die Benachrichtigungen stumm schalten.
Dadurch dass unser Postfach ständig bimmelt, nehmen wir an, dass wir ständig erreichbar sein müssen. Aber wie viele der Nachrichten, die du bekommst, müssen wirklich innerhalb von Minuten beantwortet werden? Wahrscheinlich gar nicht so viele. Mit Sicherheit wird auch dein*e Chef*in verstehen, dass du dir Zeit nehmen möchtest, um deine Aufgaben gründlich zu erledigen.
4. Mach die Notifications aus
Ich bin häufig darüber überrascht, dass sich meine Freunde immer noch von sozialen Medien wie Twitter oder Instagram Benachrichtigungen schicken lassen. Hier lautet mein Tipp schon lange: Stell all das aus!
Die gleichen Regeln gelten für dein berufliches Mailpostfach und Kurznachrichtendienste wie Slack oder Microsoft Teams. Es gibt sicherlich Postionen, in denen man ständig erreichbar sein muss, aber gehört deine wirklich dazu?
Es reicht vollkommen das E-Mail-Postfach einmal die Stunde zu öffnen. In manchen Positionen kannst du sicherlich auch deutlich länger ohne das Checken deiner E-Mails auskommen. Auch in Slack oder Microsoft Teams kannst du Channel einfach stumm schalten, die nichts mit deiner tägliche Arbeit zutun haben.
5. Nutzt ein Projektmanagement-Tool
Auch wenn Tools wie Kurznachrichten oder E-Mail eigentlich asynchrone Kommunikation bedeuten, erwarten hier viele doch eine sofortige oder zumindest schnelle Reaktion. Auch deswegen bin ich ein großer Fan von Projektmanagement-Tools wie beispielsweise Asana, Trello oder Monday.
Für jedes Projekt, Team oder Kunden können hier digitale Boards angelegt werden, über die sich einzelne Aufgaben einfach steuern lassen. Gleichzeitig dienen die Boards als Dateiablage und durch benutzerdefinierte Felder können Aufgaben terminiert werden und der Status angezeigt werden.
Die Vorteile? Jedes Projekt- oder Teammitglied weiß über den aktuellen Fortschritt Bescheid, findet alle wichtigen Dokumente mittels gezieltem Klick und alles läuft transparent ab. So können sich Teammitglieder viele Fragen selbst beantworten, wodurch viele Nachfragen unnötig werden. Auch Urlaubsübergaben werden dadurch deutlich einfacher.
Ich pflege das Tool meist schon während der wöchentlichen Statusmeetings und immer sofort, sobald ich an einer meiner Aufgaben weiter gearbeitet habe. Manchmal geh ich auch am Ende des Arbeitstages noch einmal durch die Boards, um sie zu updaten. Die 10 Minuten, die ich dafür brauche, hab ich durch den transparenten Arbeitsprozess schnell wieder eingespart.
6. Strukturiere deine Meetings
“This could have been an email” – das Meme kennen wir wahrscheinlich alle. Tatsächlich ist es verrückt, dass uns nur in den wenigsten Unternehmen beigebracht wird, wie wir effiziente Meetings durchführen.
So braucht jedes Meeting eine klare Agenda, die den Teilnehmern schon vorher zugeschickt wird. Auch Regeltermine brauchen Vorbereitung, damit die Zeit wirklich effizient genutzt wird. Wie beim E-Mail gilt auch hier: nicht jeder muss live dabei sein. Eine Studie der Stanford Universität hat ergeben, dass die produktivsten Meetings mit nur fünf bis acht Leuten durchgeführt werden.
Was Besprechungen mit digitalem Minimalismus zutun haben? Schlechte Meetings führen zu Unklarheiten, erneuten Absprachen und immer neuen Einladungen zu weiteren schlechten Meetings.
7. Priorisiere deine Aufgaben
Jedes Unternehmen tickt anders und der Arbeitsalltag unterscheidet sich von Job zu Job. Auch das Erstellen von To-Do-Listen und das Abarbeiten von Aufgaben muss daher individuell sein. Trotzdem möchte ich ein paar Methoden teilen, die sich bewährt haben:
- Eine Aufgabe am Tag: Setze dir jeden Tag das Ziel, eine bestimmte größere Aufgabe fertig zu stellen. Das könnte das Fertigstellen einer Präsentation sein, das Schreiben eines Blogartikel oder das Schneiden einer Podcast-Folge.
- Eisenhower-Prinzip: Eine bekannte Methode zur Priorisierung ist die Eisenhower-Matrix. Dabei werden Aufgaben in Wichtig und Unwichtig, sowie Dringend und Nicht Dringend eingeteilt. Nach der Methoden werden wichtige und dringende Aufgaben sofort erledigt, während To-Dos die weder eilig noch wichtig sind, gar nicht erst angefasst werden.
- Simple To-Do-Liste: Am einfachsten ist die Erstellung einer Aufgabenliste, die du morgens oder am Abend zuvor anlegst. So priorisierst du jeden Tag aufs Neue und arbeitest deine Aufgaben Punkt für Punkt ab.
Ein geplantes Abarbeiten von Aufgaben hilft dir dabei, dich nicht in den Weiten der digitalen Welt zu verlieren. Wenn wir fokussiert arbeiten, können wir mehr wichtige Aufgaben in der gleichen Zeit erledigen und können schneller in den Feierabend gehen.
8. Haltet euren Computer aufgeräumt
Zugegeben, hier hab ich selbst noch viel zu lernen. Wenn ich in meinen Downloads-Ordner schaue, find ich lauter doppelter Dateien und Word-Dokumente, die schon vor 10 Monaten nicht mehr relevant waren.
Daher weiß ich sehr genau, dass dieses Chaos dazu führt, dass ich ewig nach Dateien suche und mich komplett in meiner Ordnerstruktur verliere. Ein aufgeräumter Computer hingegen sorgt dafür, dass wir schnell finden, was wir suchen und uns auf dem Weg dorthin nicht ablenken lassen.
Ebenso wie wir unser Zuhause aufräumen und ab und an ausmisten, sollten wir uns das gleiche für unser digitales Zuhause vornehmen. Digitaler Minimalismus heißt auch, sich von den Dingen zu trennen, die du nicht länger brauchst und die dir nicht weiter nützlich sind.
9. Sprich mit Kolleg*innen
Wahrscheinlich geht es vielen Kolleg*innen ähnlich und sie fühlen sich von Nachrichtenflut genauso gestört wie du und hätten gern Zeit, ihre Aufgaben in Ruhe zu erledigen. Wenn du mit deinen Kolleg*innen über deine eigene Herausforderungen sprichst und erzählst, welche Lösungen du ausprobieren möchtest, entwickelt sich bestimmt ein gutes Gespräch und ihr findet gemeinsam Lösungen.
Zum Beispiel kann der Wunsch entstehen, einen meetingfreien Nachmittag zu etablieren oder ihr einigt euch auf bestimmte Zeitslots, die immer frei bleiben sollen. Vielleicht entscheidet ihr euch auch dafür, bestimmte Regeltermine neu zu strukturieren oder ein Tool anders zu nutzen als bisher.
10. Hinterfrage Tools und Prozesse
Es ist eigentlich absurd, wie wenig wir miteinander darüber sprechen, wie wir arbeiten wollen. Daher lautet mein wichtigster Appell: Bleib kritisch!
Die Einführung eines smarten Tools ist nicht zwingend die Lösung und Strukturen, die in anderen Teams gut funktionieren, können für deines trotzdem verkehrt sein. Nimm dir regelmäßig Zeit, um Regeltermine zu überdenken, Prozesse auseinanderzunehmen und den Nutzen von Software zu prüfen.
Unzufriedenheit und nervige Situationen auf der Arbeit entstehen oft dadurch, dass wir Dinge einfach so machen, wie wir sie uns initial erdacht haben. Dabei ist die Einführung eines neuen Tools oder neuer Regeln nie die Lösung, sondern immer nur ein Schritt dorthin. Stattdessen müssen wir ständig neu iterieren, was uns hilft und weiterbringt und was nicht.
Digitaler Minimalismus auf der Arbeit ist durch wenige, gezielte Schritte leicht zu etablieren, wenn man bei sich selbst anfängt.